Commandes et e-Commerce

Dans ce service figurent toutes les informations relatives à la gestion et le suivi des commandes, à la configuration des paiements, des transporteurs et de la logistique. Un boutique en ligne simple à gérer, performante et rentable, c’est le pari gagné avec Kiubi.

Gérer les commandes

Lorsque vous accédez au service Commandes, vous visualisez directement dans la barre latérale les commandes selon leur état :
  • À traiter
  • En cours
  • Traitées
  • Expédiées
  • Annulées
  • Abandonnées
Les listing de commandes présentent toujours les commandes selon l'état sélectionné avec les informations suivantes :
  • Son numéro unique
  • Sa date de création
  • L'acheteur
  • La date à laquelle l'acheteur souhaite être livré ou récupérer sa commande (si l'option est activée)
  • Son statut :
    • Payée
    • À payer
  • Son mode paiement
  • Son montant
Les commandes s'affichent par défaut par date de création, de la plus récente à la plus ancienne. Vous pouvez cependant changer l'ordre d'affichage et utiliser de nombreux filtres pour retrouver et isoler des commandes.

Le traitement par lot vous permet de changer l'état et le statut de plusieurs commandes simultanément. En changeant leur état par lot, les emails de confirmation correspondant ne seront pas envoyés.

Les commandes effectuées via un mode de paiement par carte bancaire ont le statut "Payée" sur Kiubi et doivent donc être présente dans la gestion des transactions de votre établissement bancaire.

Les commandes effectuées par chèque ou virement ont quant à elles le statut "À payer" et apparaissent donc uniquement sur Kiubi. Vous devez mettre manuellement leur statut en "Payée" une fois que vous avez reçu leur paiement.

Gérer les stocks

Pour configurer les paramètres de Gestion du stock, reportez-vous au service Commandes et cliquez sur Paramètres dans la barre latérale.

Depuis les paramètres, vous pouvez :
  • Autoriser ou non la vente d'un produit en cas de rupture de stock
  • Décrémenter ou non les stocks à l'achat
  • Définir une quantité quantité minimale qui doit rester en stock pour un produit. À la valeur indiquée, le produit est considéré comme étant en rupture de stock
Le stock d'un produit est décrémenté si le produit est présent dans une commande et uniquement quand cette commande passe pour la première fois en statut "Payée" :
  • Une commande payée par carte bancaire décrémentera imméditatement les stocks
  • Une commande payée par chèque ou virement ne décrémentera les stocks qu'une fois passée manuellement en statut "Payée"
  • Repasser une commande du statut "Payée" à "À payer" réincrémente les stocks
Une commande passée à l'état "Annulée" réincrémente les stocks de l'ensemble des produits qu'elle contient et inversement, la retirer de l'état "Annulée", décrémentera les stocks.  Il est donc possible en faisant cette opération d'avoir des stocks produits négatifs.

Réintégrer une commande "Abanndonnée" décrémentera les stocks, selon son statut ("Payée" ou "À payer"). Il est donc possible, dans ce cas également, d'avoir des stocks produits négatifs.

Un produit en rupture de stock peut être, dans de très rares cas, tout de même commandé : s'il est présent dans plusieurs commandes qui sont payées simmultanément. Là aussi, il est possible d'avoir des stocks produits négatifs.

Vous l'aurez compris, avoir des stocks produits toujours à jour est difficile et faire régulièrement des inventaires reste nécessaire.

Pour rappel : les stocks d'un produit se définit dans les variantes de sa fiche produit.

Éditer une commande

Pour gérer une commande, cliquez sur Détail de la commande concernée.  Le détail d’une commande se présente de la manière suivante :

Changement d'état et de statut :
  • Choix du statut ("Payée" ou "À payer")
  • Choix de l'état ("À traiter", "En cours", "Traitée", "Expédiée" ou "Annulée")
  • Choix de l'envoi de l'email de notification de changement d'état à l'acheteur
L'état et le statut de la commande sont les 2 seuls paramètres modifiables de la commande. La commande étant une image figée à un instant donné, toutes les autres informations ne peuvent être modifiées :

Liste des produits commandés :
  • Pour chaque produit :
    • Intitulé du produit
    • Intitulé de la variante
    • Référence
    • Éco-participation
    • Prix unitaire
    • Promotion
    • Quantité
    • Prix total
  • Bon de réduction utilisé
  • Options commandées :
    • Intitulé de l'option
    • Valeur
    • Prix unitaire
    • Quantité (toujours à 1)
    • Prix total
  • Points de fidélité gagnés
  • Total hors frais de port
  • Frais de port
  • Montant de la TVA
  • Total TTC
Informations concernant l'acheteur :
  • Prénom Nom
  • Numéro de téléphone
  • Adresse email
  • Adresse de livraison (si livraison à domicile)
  • Date et heure de livraison (si souhaitée)
  • Adresse de retrait (si retrait en point de vente)
  • Date et heure de retrait (si souhaitée)
  • Adresse de facturation
  • Mode de paiement utilisé
Informations sur la livraison (si livraison à domicile) :
  • Transporteur choisi
  • Adresse de suivi de colis indiquée dans les emails de notification de changement d'état
Chaque commande dispose également d'un historique précis de toutes les opérations qui y ont été réalisées ainsi que la possibilité d'y ajouter une note à usage interne (non visible par l'acheteur).

Vous pouvez imprimer une commande en cliquant sur  Version imprimable sur le bouton d'action principale. La version imprimable de la commande dépend du thème graphique utilisé :
  • Version PDF, non personnalisable
  • Version HTML, personnalisable (consultez le Guide du webdesigner pour en savoir plus)
Une commande peut également être exporter en cliquant sur Exporter pour Excel dans le bouton d'action principale. Si vous ne souhaitez pas utiliser l'API Developers, l'export permet d'intégrer simplement votre commande à votre système de comptabilité, votre gestion commerciale ou votre ERP.

Commandes abandonnées

Les commandes "Abandonnées" peuvent correspondre à deux cas de figures :
  1. Les commandes abandonnées par les clients qui ne sont jamais allés au bout du processus de paiement en ligne (hors chèque et virement)
  2. Les commandes qui ont bien été payées mais qui ont rencontré un problème temporaire qui a empêché le fournisseur de moyen de paiement d'informer Kiubi que le paiement a bien été effectué. Un crédit sur le compte bancaire de l'e-commerçant est donc bien présent pour une des commandes abandonnées
Seul l'e-commerçant peut distinguer le cas n°1 du cas n°2. La page des commandes "Abandonnées" permet de réintégrer les commandes du cas n°2 dans la liste des commandes "À traiter".

Pour rappel : réintégrer une commande "Abanndonnée" décrémentera les stocks, selon son statut ("Payée" ou "À payer"). Il est donc possible dans ce cas d'avoir des stocks produits négatifs.

Calcul des prix HT et TTC

Le système de calcul des prix de Kiubi est complexe mais fiable. Il garantit que, quelque soit la situation (que le catalogue soit configuré en HT ou en TTC, avec ou sans bon de réduction, etc.), la règle comptable suivante soit toujours suivie :

Total HT de la commande
+
Total TVA (par montant de TVA) de la commande
=
Total TTC de la commande

Le montant TTC d'un produit (avec la remise) est recalculé sur la base du Prix unitaire HT pour s'assurer que cette règle comptable soit toujours respectée :

Une commande en HT se base sur la somme du prix des produits en HT. A ce total s’ajoute les frais de port en HT et la TVA pour atteindre le coût total TTC :

Produits Prix HT Qte Total HT
Produit 1 112,88€ 1 112,88€
Produit 2 191,47€ 1 191,47€
Total HT hors frais de port     304,35€
Frais de port     0,00€
Total TVA     59,65€
Total TTC     364,00€

Une commande en TTC se base sur la somme du prix des produits en TTC. Une fois les frais de port TTC ajoutés, le total final est le même que dans le cas d'une commande en HT :

Produits Prix TTC Qte Total TTC
Produit 1 135,00€ 1 135,00€
Produit 2 229,00€ 1 191,47€
Total HT hors frais de port     304,35€
Frais de port     0,00€
Total TVA     59,65€
Total TTC     364,00€

Kiubi a intégré un système de 4 chiffres après la virgule pour minimiser les erreurs d’arrondis. En effet, la conduite des calculs en HT et TTC peut donner des totaux différents. Ces 4 chiffres après la virgule sont seulement visibles lors de l'édition des variantes de produits.

L’objectif de ce système est d’assurer la conversion la plus juste possible entre HT et TTC et ainsi éviter un maximum des sommes d’erreurs d’arrondis (généralement lors du calcul de la TVA). Ces erreurs surviennent surtout lors de l'achat de grande quantité de produits à petits prix.

Cas 1 : Calcul en HT

Considérons un produit à 1,12€ HT. Un internaute en achète 100 pour un total de 112,00€ HT.
La TVA est de 20%, soit 22,40€.
Le total TTC est donc de 134,40€.

Cas 2 : Calcul en TTC

Le même produit est maintenant disponible en TTC.
Le prix est affiché en TTC en arrondissant à la seconde décimale soit 1,35€ TTC (1,12€ HT x 20% = 1,344€ TTC).
Si l’internaute achète 100 produits, le total sera donc de 135,00€ TTC.

Même si ce n’est que de quelques centimes, il y a bien une différence de prix  ! Or, si nous n’avions pas arrondis à la seconde décimale pour le prix unitaire nous aurions eu le même résultat que dans le cas 1, c'est-à-dire 1,344€ TTC x 100 = 134,40€.

Par conséquent, la méthode de calcul et d'affichage des prix de Kiubi vise à ce que les totaux soient les mêmes aussi bien en HT qu’en TTC. Généralement, c’est quand la troisième décimale est multipliée en grand nombre, que des erreurs d’arrondis se produisent. Ce cas reste cependant atypique.

Exporter les commandes

Dans une liste de commandes, cliquez sur  Exporter les commandes. Les critères d'export prennent en compte l'utilisation des filtres de listing mais exportent toujours toutes les commandes, qu'elles soient sélectionnés ou non dans le listing.

L'export est asynchrone, c'est-à-dire que la demande d'export est traitée par Kiubi selon une fille d'attente. Il faut donc patienter le temps que le fichier d'export soit créé. Un lien Télécharger le fichier est proposé dès qu'il est disponible.

Le fichier Excel contient les données suivantes :

Description des champs du fichier d'export de commandes

Emails de confirmation

Un email d'accusé de réception de commande est envoyé à l'acheteur ainsi qu'au contact principal du site, ou aux destinataires paramétrés, à l'enregistrement d'une commande.

Un email de notification peut également être envoyé aux mêmes destinataires à chaque changement d'état de commande. Ces emails permettent ainsi à l’Internaute de suivre l’état de sa commande.

Vous pouvez ajouter un message personnalisé à ces emails en cliquant dans la barre latérale sur Emails de confirmation dans le service Commandes.

Tous les emails envoyés le sont de la part du domaine noreply@kiubi.com. L'email du contact principal du site est utilisé en reply-to.

Options des commandes

Les options sont proposées dans le détail du panier d'achat. Elles peuvent être payantes ou gratuites, sous 3 formes différentes :
  • une simple case à cocher
  • une zone de texte permettant de laisser un commentaire
  • une liste de valeurs prédéterminées
La configuration des options est disponible en cliquant sur Options à la commande dans la barre latérale des Commandes. Depuis cette page, vous pouvez également classer les options par simple glissé-déposé. Leur ordre déterminera leur place dans le détail du panier d'achat sur le site Internet.

Pour ajouter une option, cliquez sur Ajouter une option sur le bouton d'action principale et choisissez 1 des 3 types d'options.

L'option simple vous permet de proposer à l'Internaute d'y souscrire en cochant une simple case dans le détail du panier. Par exemple, pour un embalage cadeau.

La zone de texte permet à l'Internaute d'ajouter un commentaire si l'option est souscrite dans le détail du panier. Par exemple, un message personnalisé pour une carte cadeau.

La liste de valeurs permet de proposer à l'Internaute de choisir un option parmis une liste prédéterminée. Par exemple, choisir entre plusieurs modèles de carte cadeau.

Paramètres des commandes

Pour configurer les paramètres généraux des commandes, reportez-vous au service Commandes et cliquez sur Paramètres dans la barre latérale.

Depuis les paramètres, vous pouvez :
  • Modifier les paramètres de gestion du stock
  • Choisir la lettre (de "A" à "Z") qui préfixe les numéros des commandes passées sur le site. Le préfixe par défaut est "C"
  • Définir un montant minimum de commande qui permet d'interdir la prise des commandes en-dessous d'un certain montant, frais de port compris. Vous pouvez définir un montant de 0,00€ pour autoriser les commandes gratuites

Commandes vs Factures

Kiubi génère des bons de commande et pas des factures, ni des avoirs. Ce n’est pas le rôle de Kiubi que d’éditer des factures.

Une facture comporte des informations légales spécifiques à l'activité de votre société. C'est un élément comptable, qui impose le respect de règles strictes, qui doit être géré par la solution comptable utilisée par votre société. Kiubi n'ayant aucune vision comptable sur l'activité de votre société, ça ne peut être son rôle que de gérer des factures et des avoirs.

Les factures sont également souvent personnalisées et adaptées à l’activité du e-commerçant. Par conséquent, il vous incombe d’éditer vous-même vos factures (en exportant les commandes et en les important dans un logiciel de gestion comptable) et de les inclure dans les colis que vous expédiez.

Processus de commande

Une commande est créée à chaque fois qu'un Internaute complète le processus de commande dans le site Internet. Les différentes étapes du processus sont les suivantes :
  1. Détail et validation du panier d'achat
    • Liste les produits achetés
    • Permet de modifier leur quantité
    • Permet d'ajouter un bon de réduction
    • Liste les options disponibles et permet d'y souscrire
    • Le contenu du panier est sauvegardé pendant 14 jours
  2. Identification ou Inscription
    • Si l'Internaute a déjà un compte, il doit s'identifier
    • Si l'Internaute n'est pas de compte, il doit en créer un
    • Si l'Internaute est déjà identifié, il passe directement de l'étape 1 à la 3
  3. Choix des adresses de facturation et de livraison
    • Les adresses sont préremplies avec les informations de la dernière commande passée par l'Internaute identifé
    • Si aucune commande n'a jamais été passée par l'Internaute identifé, il doit renseigner les informations obligatoires suivantes pour les deux adresses :
      • Civilité
      • Nom
      • Prénom
      • Société (facultatif)
      • Adresse
      • Code postal
      • Ville
      • Pays
      • Téléphone (uniquement pour l'adresse de facturation)
  4. Choix du mode de livraison
    • Liste tous les modes de livraison disponibles pour le pays de livraison souhaité et pour le poids de la commande
    • Si aucun mode de livraison n'est disponible, l'Internaute ne peut pas finir sa commande
  5. Récapitulation de la commande et choix du mode de paiement
    • Récapitule le contenu du panier, l'adresse de facturation, l'adresse de livraison et le transporteur choisi
    • Affiche les points de fidélité gagnés si la commande est validée
    • Liste les modes de paiement disponibles
    • Si aucun mode de paiement n'est disponible, l'Internaute ne peut pas finir sa commande
  6. Validation du mode de paiement
    • Affiche les informations du mode de paiement choisi
    • Permet de passer au paiement
  7. Paiement de la commande (pour les paiements par carte bancaire)
    • L'internaute quitte le site Internet pour effectuer le paiement sur le site Internet de l'établissement bancaire du mode de paiement choisi
  8. Message et email de confirmation de la commande
    • Si le paiement est confirmé :
      • L'email de confirmation de commande est envoyé à l'Internaute
      • Le message de confirmation de commande est affiché à l'Internaute
      • Attention : dans la cas d'un paiement par carte bancaire, le retour sur le site Internet n'est pas toujours automatique et dépend de la configuration du TPE bancaire dans l'outil de gestion de compte fourni par l'établissement bancaire
    • Si le paiement échoue ou est abandonné :
      • L'email de confirmation de commande n'est pas envoyé à l'Internaute
      • La commande est passée en statut "Abandonnée"
      • Le message d'erreur est affiché à l'Internaute
Le design des pages du processus de commande reste toujours personnalisable, mais les étapes et les contraintes associées sont imposées et ne peuvent être modifiées.