Dismoi? et Gestion de formulaires

Dismoi? est le gestionnaire de formulaires de Kiubi : contacts, génération de leads, devis, dépôt de CV, sondages, pétitions, réservations. etc.

Les données issues des formulaires validés sont directement stockées en bases de données et consultables via une boite de réception dans la console d’administration de Kiubi. Elles peuvent également être librement exportées. Un système anti-spam est intégré par défaut.

La possibilité offerte par Dismoi? de générer très simplement des formulaires permet à toutes ces entreprises, qu’elles aient un site e-commerce ou non, de démultiplier les occasions de transformer leurs objectifs en favorisant la prise de contacts sous de nombreuses formes différentes.

Dismoi? est disponible dans le service Modules. Pour défaut, vous accédez à la boite de réception de l'ensemble des réponses à tous les formulaires.

Pour gérer les formulaires, cliquez sur Formulaires dans la barre latérale. Cette page permet d'accéder à l'ensemble des formulaires créés, où est précisé le nombre total de réponses par formulaire et, entre parenthèses, les réponses qui n'ont pas encore été lues.

Pour ajouter un nouveau formulaire, cliquez sur  Ajouter un formulaire dans le bouton d'action principale. Un formulaire se compose de plusieurs champs, dans une limite de 50 par formulaire, qui peuvent être des types suivants :

• Texte : lettres et chiffres peuvent être mélangés
• Texte multiligne : pas de limitation de types de caractères (lettres, chiffres, caractères spéciaux, etc.)
• Date : de la forme jj/mm/aaaa
• Date et heure : de la forme jj/mm/aaaa hh:mm
• Que des chiffres : uniquement des chiffres, sans lettres ou caractères spéciaux
• Que des lettres : uniquement des lettres de l’alphabet, sans chiffres ou caractères spéciaux
• Email : uniquement une adresse email
• Civilité : M, Mme, Mlle
• Liste déroulante : un seul choix possible
• Cases à cocher : plusieurs choix possibles
• Boutons radio : un seul choix possible
• Groupe de champs (fieldset) : insertion d'un cadre entre les différents champs
• Fichier à envoyer : possibilité d'envoyer un fichier
• Département : liste des départements français de la forme numero - Nom
• Région : liste des régions françaises
• Pays : liste des pays
• Caché : champ caché de type hidden

Pour ajouter un champ, cliquez sur Ajouter un champ dans le détail d'un formulaire et complétez les informations demandées. Chaque champ, en plus de son type dispose des paramètres suivants :

• Affiché / Masqué
• Champ à renseigner
• Ajouter au sujet
• Label du champ
• Aide à la saisie
• Alias

Un champ à renseigner de manière obligatoire doit être renseigné pour valider le formulaire dans le site Internet. S'il n'est pas renseigné, un message d'erreur sera affiché à la validation du formulaire.

Le paramètre Ajouter au sujet permet d'ajouter la valeur du champ au sujet de l'email de notification sous la forme : Sujet de l'email - Valeur du champ.

Le label du champ s'affiche dans le formulaire sur le site Internet et permet d'identifier le champ.

L'aide à la saisie est une courte description qui s'affiche dans le formulaire sur le site Internet pour aider à correctement renseigner le champ.

L'alias permet de gérer des options de paramétrages avancés pour le champ, comme un identifiant unique, des class, des styles, etc.

Les champs Date et Date et heure sont généralement affichés sous la forme d'un datepicker, dont le fonctionnement dépend du thème graphique utilisé par le site Internet.

Les fichiers envoyés via un formulaire sont limités à 7Mo par fichier. Une fois envoyés, ils sont disponibles directement dans le détail d'une réponse dans la boite de réception ainsi que dans les fichiers d'export.

Un champ de type Email peut également être paramétré :

• comme étant l'email de l'expéditeur du formulaire qui sera utilisé pour l'envoi des notifications
• pour limiter à une seule réponse autorisée au formulaire avec cet email

Les valeurs des champs Liste déroulante, Cases à cocher et Boutons radio doivent être renseignées séparées par des virgules et sont limités à 512 caractères.

Par exemple, pour des boutons radio :

Valeur 1, Valeur 2, Valeur 3

Affichera :

Chaque formulaire dispose de paramètres qui lui sont propres, accessibles via l'onglet Paramètres dans le détail d'un formulaire :

• Message de confirmation affiché quand le formulaire est validé
• Identifiant API Front-office
• Emails de notification :
  • Sujet de l'email
  • Destinataires
  • Activer / Désactiver l'envoi de la copie à l'expéditeur
• Activer / Désactiver le captcha

Un email de notification est toujours envoyé au contact principal du site, ou aux destinataires paramétrés, à chaque nouvelle réponse au formulaire.

Une copie de cet email peut également être envoyée à l'expéditeur de la réponse, si :

• L'envoi de la copie est activé
• Un champ de type Email est présent dans le formulaire
• Ce champ est défini comme étant l'Email de l'expéditeur
• L'email renseigné par l'expéditeur est valide

Le sujet de l'email est également personnalisable et est défini par défaut avec l'initulé du formulaire.

Si la gestion des emails transactionnels par Sendinblue est activée, l'email de notification est envoyé de la part de l'expéditeur défini dans la configuration du module. Il n'y a pas de reply-to.

Sinon, l'email de notification est envoyé de la part du domaine noreply@kiubi.com et l'email du contact principal du site est utilisé en reply-to.

Dismoi? dispose également d'un anti-spam, en plus du captcha activable dans les paramètres d'un formulaire. Si cet anti-spam détecte qu'une réponse à un formulaire est un spam potentiel, la réponse est enregistrée dans la boite de réception, mais l'email de notification n'est pas envoyé.

Cet anti-spam intégré ne peut pas être désactivé. L'utilisation de Google reCaptcha permet cependant de réduire l'agressivité de l'anti-spam.

L'email de notification eut être renvoyée manuellement aux destinataires du formulaire, en cliquant sur le bouton Renvoyer l'email de notification dans le détail d'une réponse dans la boite de réception.

Il est donc conseillé de toujours contrôler la boite de réception de Dismoi? directement dans la console d'administration de Kiubi : le bon envoi et/ou la bonne réception des emails de notification n'est jamais garanti.

Dans les paramètres d'un formulaire, vous pouvez activer le captcha. Le captcha est une sorte d'anti-spam pour se prémunir contre l'usage abusif des formulaires. Le captcha par défaut de Kiubi requiert de l'Internaute qu'il réponde à une question aléatoirement posée pour poster une nouvelle réponse.

Si le module Google reCaptcha est activé, il remplacera le captcha par défaut de Kiubi.

Le "Réglement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD)" impose à toute personne morale le respect des principes et des règles régissant la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

Si un formulaire Dismoi? collecte ce type de données, il est obligatoire :

• D'activer la demande de consentement préalable
• De compléter le champ Finalités de traitements :
  • Préciser les finalités de traitements des données collectées
  • Ajouter un lien vers la page web dédiée aux engagements pris pour la protection des données personnelles

Une fois la demande de consentement préalable activée, une case sera obligatoirement à cocher par l'Internaute pour valider le formulaire, vous donnant par la même occassion l'autorisation d'utiliser les données collectées par le formulaire selon les finalités définies.

Kiubi intégère une boite de réception de l'ensemble des réponses à tous les formulaires, directement accessible depuis la barre latérale du tableau de bord ou via le service Modules.

La boite de réception est consultable à tous moments, même si vous n'avez pas accès aux emails de notification, et permet de filtrer les réponses par formulaire et par état (lues ou non lues).

Depuis la boite la réception, sélectionnez un formulaire et cliquez sur  Exporter les réponses. Les critères d'export ne prennent PAS en compte l'utilisation des filtres de listing, toutes les réponses du formulaire sélectionné sont exportées.

L'export est asynchrone, c'est-à-dire que la demande d'export est traitée par Kiubi selon une fille d'attente. Il faut donc patienter le temps que le fichier d'export soit créé. Un lien Télécharger le fichier est proposé dès qu'il est disponible.

Le fichier mis à disposition est une archive .ZIP qui contient un fichier .XLS, qui regroupe toutes les réponses au formulaire, ainsi qu'un dossier contenant tous les fichiers envoyés.

Une fois un formulaire créé, il est nécessaire de l'intégrer manuellement à un site Internet, son affichage n'étant pas automatique.

Pour afficher un formulaire Dismoi? dans le site Internet, il est nécessaire de modifier la mise en page de la page sur lequel ce dernier doit s'afficher, ou d'en créer une nouvelle pour cette page, et d'y insérer le formulaire via son widget (à savoir le widget Formulaire).

Un formulaire peut également être inséré dans une page via dans un symbole.

Dans les paramètres du widget, sélectionnez le formulaire à afficher. Il est possible d'utiliser plusieurs formulaires par page, chaque formulaire Dismoi? étant indépendant.