E-commerce Fiches produits Import de données

Kiubi propose un système d’import de produit extrêmement puissant qui vous permet d’effectuer simultanément un très grand nombre d’opérations.

L’import est particulièrement utile pour les tâches suivantes :

  • La migration de catalogue produit de votre ancien site web vers Kiubi
  • La mise à jour en masse de vos stocks
  • La mise à jour en masse de vos prix
  • La mise à jour en masse de certains libellés ou mots-clés
  • Le travail en masse sur les méta-tags de vos produits.

Caractéristiques générales

Le système d’import supporte des fichiers au format Excel ou CSV.
Bien que Kiubi puisse gérer des catalogues allant jusque 25000 produits, le nombre maximum de produit importable via un même fichier est de :
  • 1 000 produits pour le format Excel
  • 3 000 produits pour le format CSV
Pour les catalogues volumineux, vous pouvez effectuer plusieurs imports successifs, en optant par exemple pour un fichier par catégorie.

Selon votre positionnement, il est parfois pus efficace de mettre en ligne uniquement une partie de vos références mais de les travailler très en finesse plutôt que de rechercher l’exhaustivité. Il peut également être bénéfique de créer plusieurs sites distincts grâce aux capacités multi-sites de Kiubi, chaque site étant spécialisé dans une famille précise de produits.

Opérations automatiques

Lors de l'import de votre fichier Kiubi permet notamment :
  • la création à la volée des catégories de produits et des variantes,
  • la création à la volée des taux de TVA,
  • le rattachement automatique des fiches produit aux catégories, taux de TVA et variantes créées,
  • la détection et rattachement aux visuels déjà présents dans la médiathèque.

Importer vos visuels produits

L’import de vos visuels produits se gère séparément de l’import des données textuelles : vos visuels produits doivent impérativement être importés AVANT l’import du catalogue en lui-même.

Cet import se fait via le système de publication d’image classique de la médiathèque qui gère l’upload multiple de fichiers de moins de 7Mo. Veillez à ce que le lot de visuels à publier simultanément soit traité en moins de 15 minutes, sinon divisez en plusieurs lots les fichiers à publier. La publication via FTP est réservée aux seuls fichiers images de plus de 7Mo et nécessite un déplacement individuel des fichiers concernés via la médiathèque après publication.

Nous vous conseillons lors de l’ajout des visuels dans la médiathèque de créer des dossiers, par exemple un dossier par catégorie, afin de classer vos visuels et de ne pas surcharger l’accueil du dossier image de la médiathèque.

L’association des visuels se fera d’après le nom du fichier importé ou du numéro de l’image (que vous pouvez consulter en cliquant sur l’icône bleue Information) dans la médiathèque, quel que soit son dossier de stockage dans la médiathèque. Le format d’image doit être : PNG, JPEG ou GIF.

Conseils avant d’utiliser l’import

L'import étant une fonctionnalité très puissante effectuant un grand nombre de modifications sur votre site internet ou boutique en ligne, quelques précautions s’imposent :
  • Mieux vaut effectuer vos imports en heures creuses pour palier à toute éventualité (tôt en début de journée par exemple).
  • Si vous disposez du profil administrateur du compte Kiubi et que votre formule est supérieure à la formule « Présence », acceptez d’effectuer le point de sauvegarde proposé automatiquement.
  • Vérifiez que les visuels des produits à créer sont déjà présents dans la médiathèque.
  • Vérifiez que votre fichier d’import respecte bien la nomenclature ci-dessous et, si votre fichier est au format Excel, que celui-ci ne contienne pas de données, feuilles ou mise en formes parasites.
  • Vérifiez que votre fichier respecte les limites énumérées ci-dessous
  • Commencez par faire un essai d’import sur un petit nombre de produits et assurez-vous que les résultats sont conformes à ce que vous attendez, puis importez la totalité.
  • Avant d’effectuer l’import, Kiubi effectue un grand nombre de vérification et vous informe d’éventuels problèmes. Prenez le temps de prendre connaissance des problèmes signalés et le cas échéant de mettre à jour votre fichier en conséquence.

En cas de problème

En cas de problème bloquant après avoir validé votre import (vous vous êtes trompé de version fichier, sur les prix, etc…), vous pouvez :
Avant de contacter notre support, assurez-vous de bien avoir vérifié la conformité de votre fichier à nos instructions. 99,9% des problèmes proviennent de fichiers non conformes.

Si vous contactez notre support, afin de faciliter notre diagnostique, prenez soin de donner toutes les précisions utiles, transmettez le fichier concerné et les liens vers les produits concernés par le problème.

Besoin d’aide : notre prestation d’import

Bien que nous fassions le maximum pour rendre nos clients les plus autonomes possibles, notre équipe peut réaliser à la demande des prestations d’import spécifiques. Ces prestations sont estimées sur la base d’un descriptif des besoins et des données à importer.

Associations entre produits et variantes

L'association entre une variante et le produit dont il dépend se fait en mettant les variantes à la suite du produit "parent". Par conséquent, il faut notamment éviter de trier ou filtrer les produits de votre fichier d’import dans Excel.

Description des champs d'import

Avant toute procédure d’import il est impératif de prendre connaissance du format des données requises pour que tout fonctionne.

Télécharger le tableau complet de description des champs

Module d'import catalogue Kiubi


Les données du fichier sont prioritaires sur les champs "Catégorie par défaut" et "afficher les produits". Par conséquent, si un produit du fichier est marqué comme affiché, il gardera cette configuration quoique vous définissiez ici.

L’importation se fait en plusieurs étapes. Kiubi analyse et valide ou non le fichier, et le cas échéant lance une alerte (ex : création d’une nouvelle catégorie).

Rapport analyse import catalogue kiubi
 

Champs obligatoires pour l’import de produits

Champs obligatoires à la création d’un produit :
produit_id (saisir "#" dans cette colonne dans le cas d'une création de produit à l'import), intitule_produit, type_produit, intitule_variante, prix_HT ou prix_TTC,
taxe.

Champs obligatoires à la mise à jour d’un produit :
produit_id, reference ou taxe ou prix_HT ou prix_TTC ou promo_HT ou
promo_TTC ou eco_taxe ou poids ou stock_illimite ou stock ou intitule_variante.

Champs obligatoires à la création d’une variante du produit :
reference ou taxe ou prix_HT ou prix_TTC ou promo_HT ou promo_TTC ou
eco_taxe ou poids ou stock_illimite ou stock ou intitule_variante.

Remarque : prix HT et prix TTC
A l’import de produits, il est vivement conseillé de ne spécifier qu’une seule des 2 valeurs soit le prix HT, soit le prix TTC (idem pour le prix en promotion).

Remarque sur les champs texte1 à texte15

Ces champs ne sont par défaut pas affichés dans le type de fiche produit "produit simple" livré par défaut avec votre site Kiubi. Pour personnaliser ou créer des types de fiches produits utilisant ces champs, veuiilez vous référer au Guide du webdesigner.

Si le fichier d’import contient plusieurs colonnes portant le même intitulé, les valeurs des champs correspondants seront concaténées.

Exemple : si le fichier d’import contient 3 fois le champ texte1 dont le premier a pour valeur “1”, le second “2” et le dernier “3”, une fois importé, la valeur du champ texte1 sera “123”.

Comportements par défaut

  • Si aucune taxe n’est présente dans le fichier, la taxe que vous avez définie comme taxe par défaut s’appliquera au produit concerné.
  • Contrairement à l’édition dans la console d’administration, les valeurs relatives (+2 / -5) ne sont pas acceptées dans le champ stock.
  • Les identifiants des champs: produit_id / categories_ids / illustration_ids correspondent aux identifiants gérés automatiquement par Kiubi. Ils sont notamment présents dans les fichiers d’export de Kiubi.

Précisions techniques pour les fichiers CSV

Lorsque vous importez un fichier .csv veillez à ce que :
  • les retours à la ligne soient de type Windows ou Linux.
  • l'encodage du fichier soit le bon : Kiubi attend des données en encodage "latin" (ISO-8859-1), et non en UTF-8.

Les fiches d'aide associés

Testez Kiubi gratuitement 30 jours pour créer votre site Internet ou votre boutique en ligne

Vous avez une question ? Besoin d'un conseil ou d'un devis ? Contactez-nous !